Teknologi cloud based telah menjadi alat bisnis yang tidak terpisahkan. Sedangkan akuntansi berbasis cloud atau cloud accounting adalah hal yang telah banyak dikenal dan digunakan di Indonesia. Tetapi tahukan Kamu bahwa hanya sedikit yang benar-benar memahami semua manfaat cloud accounting terutama dalam kaitannya dengan software akuntansi desktop.
Untuk membantu pemahaman Kamu, kami akan memberikan penjelasan yang komprehensif untuk mengetahui tentang apa itu Cloud Accounting berikut dengan keuntungannya, mitos yang sering terjadi dan perbedaannya dengan akuntansi desktop atau akuntansi tradisional (manual).
Pengertian Cloud Accounting
Definisi akuntansi berbasis cloud based sebenarnya sangat mirip dengan akuntansi berbasis desktop, tetapi dengan satu perbedaan utama. Perangkat lunak akuntansi cloud menyimpan dan mengelola data pada server pusat yang diakses melalui internet.
Pengguna dapat menyimpan dan mengakses data mereka melalui server jarak jauh, berbeda dengan software akuntansi berbasis desktop yang menyimpan informasi utama di komputer atau server lokal perusahaan.
Seiring meningkatnya popularitas perangkat software akuntansi berbasis cloud based sebagai model penyebaran perangkat lunak terbesar, para pengembang melakukan pengembangan berbagai fitur yang cocok untuk perusahaan dari berbagai ukuran.
Dan pada akhirnya menempatkan Akuntansi berbasis cloud sebagai jawaban untuk kebutuhan manajemen keuangan banyak organisasi dan perusahaan.
Cloud Accounting Membantu Bisnis Anda Dengan:
- Manajemen arus kas
- Penganggaran proyek
- Pengurangan biaya
- Perencanaan keuangan
- Pembaruan data waktu nyata
- Mengotomatiskan fungsi akuntansi daro pembukuan manual
- Kemudahan aksesibilitas data (dari lokasi atau perangkat apa pun)
- Pengematan penggunaan kertas
- Pengelolaan hutang & piutang dagang dengan mudah
- Pembuatan laporan keuangan dengan mudah
Cloud Vs Desktop. Mana Yang Harus Kamu Pilih?
Sebelum software akuntansi berbasis cloud based banyak digunakan, software akuntansi berbasis desktop terlebih dahulu merajai pasar perangkat lunak akuntansi. Penyimpanan data pada software akuntansi desktop biasanya disimpan pada hard drive komputer (lokal), selain itu software akuntansi berbasis desktop akan mengenakan biaya awal yang cukup besar dan pengembangan software dan fitur yang biasanya tidak lama.
Cloud computing, di sisi lain, menyediakan fungsi perangkat lunak tanpa biaya awal yang besar atau biaya lisensi. Perbedaan biaya ini sebagian besar disebabkan oleh fakta bahwa perangkat lunak ini disimpan, diperbarui, dan dipelihara pada server di lokasi pusat.
Memiliki kontrol yang lebih baik atas perangkat lunak mereka, perusahaan pengembang memiliki kontrol lebih besar atas perangkat lunak mereka dan tentunya akan mengurangi biaya dukungan software juga mengurangi pembajakan perangkat lunak yang mereka buat.
Model perangkat lunak berbasis cloud tentunya dapat dibandingkan dengan software berbasis desktop, jika software tersebut menawarkan fleksibilitas dan kolaborasi yang identik dengan software berbasi cloud. Tim Anda dapat menggunakan cloud accounting untuk mengambil data secara real-time dan melakukan kolaborasi sekalipun melalui perangkat seluler.
Software ini bertindak sebagai alat organisasi yang efisien dan efektif untuk perusahaan Anda dan memastikan semua laporan akurat, seimbang, dan mudah diperbarui dari mana saja dan kapan saja.
Contoh software akuntansi berbasis cloud based yang familiar di Indonesia adalah Accurate Online. Accurate Online memberdayakan pemilik bisnis untuk membuat rencana pengembangan dan pemantauan bisnis dengan mudah, cepat, dan tepat. Software ini meningkatkan visibilitas pembayaran, laporan keuangan, dan pola pengeluaran perusahaan Anda.
Perbedaan Biaya:
Akuntansi berbasis cloud based biasanya lebih hemat biaya daripada sistem akuntansi berbasis desktop karena tidak disertai dengan peningkatan versi perangkat lunak dan biaya pemeliharaan sistem yang berkelanjutan.
Perbedaan utama lainnya adalah bahwa pengguna perangkat lunak berbasis desktop dibatasi oleh pembatasan fitur atas biaya yang dikeluarkan, misalnya untuk paket murah akan ada fitur yang tidak tersedia sebagaimana fitur yang ada di paket yang lebih mahal.
sedangkan software akuntansi berbasis cloud biasanya bebas biaya awal dan juga menggunakan sistem satu harga untuk semua fiturnya. Biasanya tidak ada batasan atas semua fitur pada software akuntansi berbasis cloud, hal ini penting memenuhi kebutuhan setiap bisnis yang lebih spesifik, jika Anda tidak memmbutuhkan fitur tersebut sekarang, mungkin Anda akan membutuhkannya nanti ketika bisnis Anda sudah berkembang lebih besar.
Apakah Aman dengan Cloud Accounting?
Karena perangkat lunak akuntansi desktop biasanya menyimpan data di hard drive komputer pribadi Anda, tidak ada yang perlu dipertanyakan tentang keamanan informasi keuangan pada bisnis Anda. Meskipun, Anda merasa aman, tapi apakah Anda pernah berpikir jika data Anda bisa tiba-tiba hilang karena human error atau bencana alam?
Software akuntansi berbasis cloud, bagaimanapun, telah menimbulkan pertanyaan tentang keamanan informasi karena fakta bahwa internet mudah diakses oleh begitu banyak orang di seluruh dunia. Oleh karena itu, perlu disebutkan bahwa perangkat lunak akuntansi berbasis desktop tidak memberikan keamanan begitu perangkat untuk menyimpan data diambil atau diakses oleh orang tidak bertanggung jawab.
Akuntansi cloud, di sisi lain menawarkan keunggulan keamanan karena menyediakan solusi keamanan sendiri seperti otentikasi dan enkripsi. Ini meyakinkan pengguna bahwa informasi mereka dilindungi di mana pun mereka berada, dengan berbagai perangkat berbeda yang mereka gunakan.
Yang Perlu Diperhatikan Dalam Penggunaan Software Akuntansi Berbasis Cloud :
Meskipun tidak dapat disangkal tentang efisiensi software akuntansi berbasis cloud based pada pengembangan bisnis, namun ada beberapa elemen kunci yang diharuskan dalam memilih software akuntansi berbasis cloud :
Keandalan Perangkat Lunak
Pastikan perangkat lunak Anda melakukan backup data Anda dan Anda dapat mengakses data kapan saja. Ini memastikan pengambilan data dengan cepat, tepat, dan mudah. Tentunya ini juga akan memberikan ketenangan untuk Anda, bahwa informasi yang disimpan sudah aman dan didukung oleh sistem terbaik.
Keamanan
Keamanan adalah kunci dalam software akuntansi berbasis cloud. Hal ini dikarenakan informasi keuangan bersifat pribadi dan membutuhkan perlindungan. Pastikan perangkat lunak yang Anda gunakan memiliki enkripsi yang kuat, anti-malware, dan firewall. Selain itu, harus ada metode yang jelas seperti pemantauan ketat untuk mencegah masuknya pengguna yang tidak sah.
Kejelasan
Penggunaan software akuntans adalah untuk memberikan kemampuan menganalisis angka-angka Anda secara efisien dan membuat kesimpulan perkiraan yang masuk akal. Platform Anda harus ramah pengguna dan mudah dinavigasi juga dipahami. Anda harus dapat mengakses data Anda dengan mudah, dengan semua informasi Anda berjalan mulus untuk dianalisis juga dibandingkan dengan laporan lain.
Kesimpulan
Cloud adalah masa depan. Perangkat lunak berbasis cloud dilengkapi dengan keamanan yang memastikan perlindungan data Anda, dan memberikan kemudahan agar data Anda dapat diakses dari lokasi mana pun dan perangkat apa pun. Di atas segalanya, kelancaran dan efisiensi cloud dibandingkan dengan perangkat lunak akuntansi desktop tidak mungkin untuk disangkal.
Akuntansi adalah bidang yang sangat diuntungkan dari perpindahan sistematis ke cloud. Lagi pula, ada berbagai macam perangkat lunak berbasis cloud yang tersedia. Ini memberikan banyak pilihan untuk apa yang terbaik bagi perusahaan Anda. Contohnya adalah Accurate Online, software akuntansi berbasis cloud yang sudah banyak dipakai semua entitas bisnis, mulai dari UKM sampai perusahaan multi nasional.
